Приложение №1

                                                                          К постановлению Администрации

Курского района Курской области

от «04» февраля 2015 г. №611

ПОЛОЖЕНИЕ

о постоянно-действующей экспертной комиссии

Администрации Курского района Курской области

1. Общие положения.

1.1. Постоянно-действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Курской области, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую, а также электронные документы и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при Главе Курского района Курской области.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем организации. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела, соответствующим государственным или муниципальным архивом Курской области.

1.3. В своей деятельности ЭК руководствуется законодательством Российской Федерации, федеральным и региональным законодательством об архивном деле и документационном обеспечении управления, распорядительными документами отраслевого органа управления, приказами руководителя организации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела, органов местного самоуправления, соответствующего государственного или муниципального архива и настоящим Положением.

1.4. Экспертная комиссия создается распоряжением Главы Курского района Курской области из числа наиболее квалифицированных работников ведущих структурных подразделений в количестве не менее 3 человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается руководитель архива организации или лицо, ответственное за архив Администрации.

Возглавляет ЭК ее председатель, на должность которого назначается один из заместителей Главы Курского района Курской области или руководящих работников, курирующий вопросы делопроизводства и архива.         Секретарем ЭК, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения.  

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних учреждений.

Основные задачи ЭК.

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному учреждению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив, в том числе научно-технической, аудиовизуальной, другой специальной документации, а также электронных документов.

Основные функции ЭК.

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов организации (в том числе научно-технической, аудиовизуальной, другой специальной документации, электронных документов) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов организации и подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.

3.3. Оказывает содействие и методическую помощь  специалистам Администрации Курского района Курской области:

по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей, воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда Курской области;

по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории Администрации Курского района Курской области.

3.4. Участвует в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических  документов по вопросам экспертизы ценности документов  и работы с документами в организации.

3.5. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

3.5.1. На утверждение ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела,  а затем на утверждение Главы Курского района Курской области:

-описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

-описи электронных документов постоянного хранения;

-перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит сдаче на государственное хранение.

3.5.2. На согласование ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела,  а затем на утверждение Главы Курского района Курской области:

-Положение об ЭК организации, представленное впервые после включения организации в число источников комплектования соответствующего государственного или муниципального архива;

-Инструкцию по делопроизводству;

-сводную номенклатуру дел организации, представленную впервые после включения организации в число источников комплектования соответствующего государственного или муниципального архива и вследствие изменений структуры и функций организации;

-описи дел по личному составу;

-описи электронных документов по личному составу;

-акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сроки хранения которых истекли). Только после рассмотрения Актов на ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела, организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные Акты;

-акты о необнаружении документов, путь розыска которых исчерпаны (т.е. на утраченные документы);

-акты о неисправимых повреждениях документов.

3.5.3. На рассмотрение ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела:

-предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

3.6. Представляет на рассмотрение и согласование руководству соответствующего государственного или муниципального архива, а затем на утверждение Главы Курского района Курской области:

-Положение об ЭК;

-сводную номенклатуру дел.

Представляет руководству соответствующего государственного или муниципального архива копии приказов о внесении изменений и дополнений в Положение об ЭК организации.

3.7. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников организации консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

Права ЭК.

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Администрации района по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений Администрации Курского района Курской области:

-письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного или долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

-предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Администрации Курского района Курской области о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Курской области, о причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Администрации Курского района Курской области, представителей соответствующего государственного или муниципального архива, сторонних организаций.

4.5. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению  и возвращать для доработки некачественно и небрежно оформленные документы.

4.6. Информировать руководство Администрации Курского района Курской области по вопросам, относящимся к деятельности комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять Администрацию Курского района Курской области в уполномоченном органе исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела.

Организация работы ЭК.

5.1. Экспертная комиссия Администрации работает в тесном контакте с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела, с Центральной экспертной комиссией отраслевого органа управления, с соответствующим государственным или муниципальным архивом и получает от них организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному Главой Курского района Курской области.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются не ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Протоколы подписываются председателем, секретарем комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения Главой Курского района Курской области.

Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней после их представления.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты  имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и Глава Курского района Курской области (в необходимых случаях по согласованию с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Курской области в сфере архивного дела).

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.